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リアルかオンラインかハイブリッドか。 ラ・サール学園同窓会東京支部のオンライン総会

 

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、対面での交流が難しくなるなかで、YouTubeやZoom等のツールを活用したオンライン同窓会が注目を浴びています。

鹿児島県の私立男子中学・高等学校「ラ・サール学園」の同窓会「ラ・サール学園同窓会 東京支部」も、オンラインでの総会の開催に踏み切った同窓会組織の1つです。

同支部は新型コロナウイルスの感染状況の推移を注視しながら、リアル、オンライン、そしてハイブリッドという3つの形式を綿密に検討し、オンラインでの開催にこぎつけました。

総会に向けてどのような準備を進め、いかなる創意工夫を行ったのでしょうか。そして挑戦の結果、見えてきた課題とは。

ラ・サール学園同窓会 東京支部の2021年度の総会で実行委員会事務局長を務めた富永 健嗣さまにお話を伺いました。

 

中止を避けるため、3つの可能性を想定

ーーラ・サール学園同窓会 東京支部は、2021年度の総会をオンラインで開催されました。もともと東京支部ではどのような活動を行われていたのでしょうか。

ラ・サール学園同窓会には、東京・名古屋・大阪・福岡・鹿児島の5つの支部があります。

私たち東京支部では例年5月の「総会」のほか、年に数回、役員が集まって活動方針の策定などを行う「役員会」を開催しています。

会員の中心は一般企業に勤務しているビジネスパーソンですが、金融業界や医療業界、弁護士など法曹関係に従事している人が多い印象です。業界・業種ごとに集まる機会も設けられており、卒業年時の異なる会員同士の相互関係の構築にも寄与しています。

ーー2021年度の総会をオンライン開催に踏み切ることになった背景について聞かせてください。

2020年度は新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、総会の中止を余儀なくされたことに対して大きな心残りがありました。そこで2021年度は「いかなる感染状況でも、中止だけは何としても避けたい」という思いで準備を進めていました。

例年総会は、企画講演会と懇親会の二本柱で構成されているのですが、どのような状況になっても開催できるよう、「リアル」と「オンライン」「ハイブリッド」の3つのパターンを想定し、2020年10月頃から準備をスタートしました。

当初はリアルでの開催に軸足を置き、例年と同じ会場を押さえ、座談会形式の講演会の準備を進めていたのですが、年末年始に近づくにつれ感染状況が次第に悪化。リアルでの開催はとても無理だと判断し、オンラインもしくはハイブリッドでの開催に舵を切りました。

最終的にオンラインでの開催に絞り込んだのは、第3波の到来によって感染者数が急増した2021年2月、3月頃でした。

 

オンライン開催に向けた準備と苦労

ーー具体的には、どのようなコンテンツを盛り込まれたのでしょうか。

企画講演会と懇親会といった基本的な内容については、例年通りです。ただし、企画講演会は貸し会議室で撮影した映像をYouTubeで配信。懇親会についてはオンライン会議ツール「Zoom」のブレイクアウトルーム機能を活用し、少人数のグループに分かれて交流することのできる仕組みを構築しました。

業種・業界別の部屋や、恩師の先生が常駐する部屋をつくることで、幅広い世代の同窓生が気軽にコミュニケーションを取れるように工夫しました。

貸し会議室で講演を撮影

講演の様子

 

ーー例年とは違ったかたちでの開催になったわけですが、告知や集客についてはどのように行われたのでしょうか。

2021年度総会の特設サイトを開設したうえで、そのURLを記載したハガキを卒業生に送付するとともに、私たち幹事を中心にSNSを活用し、情報の拡散に努めました。

事前申し込みをしてくれた同窓生が約300人、そのうち開催当日にアクセスしてくれた方が約200人と、例年に近い人数に集まってもらうことができました。

 

ーー総会に向けて準備を進める段階で、特に苦労された点を挙げるとすれば何でしょうか。

いちばん苦労したのは、やはり開催形式の決定で、リアルで開催するか、それともオンライン、ハイブリッドで開催するかという点については本当に悩みました。

オンラインでの開催を決定した後に絞っていえば、インターネットやオンライン会議ツールにあまり慣れていない、ご高齢の同窓生にいかにスムーズにご参加いただくかという点ですね。実際、「Zoomを使ったことがないのだがどうすればいいか」といった個別の問い合わせも何件かいただきましたので、わかりやすいマニュアルの作成にはかなり気を使いました。

 

挑戦を通して気付いたオンラインのメリット、そして課題

ーー参加者からはどのようなご意見・ご感想が寄せられましたか。

ご高齢の同窓生からは「参加するまではアクセスできるかどうか心配だったが、やってみたら意外に楽しかった」といった感想をいただきました。一方、高校を卒業したばかりの若い同窓生からは「リアルな懇親会では同期で集まりがちだが、今回はかなり上の世代の先輩とも話すことができて楽しかった」といった感想が寄せられました。

違う世代との交流を気軽に楽しむことができるのは、オンラインならではのメリットといえるのかもしれません。

ーー少し話題が変わりますが、総会の広告収入はどのようにして確保されたのでしょうか。

例年、総会の開催に当たって同窓生から広告を募集しています。

広告収入といってもビジネスライクなものではなく、会社や病院を経営している同窓生から協賛金のようなかたちで出資いただき、総会当日に配布するパンフレットに広告を掲載するようなかたちを採っているんですね。今回はリアルでの開催はありませんでしたが、広告収入額については例年とほとんど変わりありませんでした。

オンラインでの開催ということで紙のパンフレットをつくらなかったため、特設サイトに広告ページを設けて画像を掲載しリンクを貼ったり、当日のZoom上でもコンテンツの切り替えのタイミングで広告画像のスライドショーを流したり、動画素材を放映したりと、さまざまな工夫を行いました。結果的にテレビCMに近いものになりましたね。

講演の途中に放映した広告映像の例

 

ーーオンラインでの総会を初めて経験されてみて、反省点や課題に感じている点があれば聞かせてください。

大きく分けて2つあります。1つは同窓生の年齢層の幅広さに関する課題で、各世代の特徴をきめ細かに想定し、「それぞれのニーズに寄り添った対応ができればよかった」ということです。

先ほども少し触れたように、インターネットやオンライン会議ツールに不慣れな年輩の同窓生から個別の問い合わせをいただいたのですが、すぐには答えられないケースも少なくありませんでした。
その一方で、若い世代の同窓生にどのようにアプローチするかという点についても、事前に詰め切れていない部分がありました。こうした点については、もう少し丁寧に整理しておくべきだったと考えています。

ーーもう1つの課題については如何でしょうか。

例年に比べ、恩師の先生方の参加が減ってしまったことです。総会と同じ日に学校説明会を開催することもあり、これまでは現役の校長先生のほか、10名を超える恩師の先生方に鹿児島から上京していただいていたのですが、今回は数人しかお呼びすることができませんでした。この点に関しても、早めに先生方のご予定をお聞きして、準備を進めておくべきでした。

 

笑屋への依頼の経緯。さらなる連携の大切さ

ーー今回、総会の運営を笑屋に依頼することになった経緯について聞かせてください。

新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、オンラインやハイブリッドでの開催を検討していたものの、私どもには経験者がいないため、実質的な議論がなかなかできずにいたんです。

そこで準備を始めた当初から専門業者のリサーチを始め、2020年の11月頃、笑屋さんにアプローチ。年末にはオンラインでの開催とハイブリッドでの開催の双方を視野に入れ、本格的な検討に入りました。

結果的には特設サイトの作成から事前PR、当日の企画講演会のYouTubeでの配信、Zoomによる懇親会の運営まで、オンライン同窓会のほぼ全てのプロセスをパッケージでお願いすることになりました。
特設サイトをゼロから立ち上げていただいたことや、プロ仕様の機材を駆使して非常に立派な動画を配信いただけたのは、本当にありがたかったですね。

ーー改善点やご要望があれば聞かせてください。

当日はZoom周りで不具合が出たこともありましたが、そこは互いに連携し、経験を積み重ねながら改善していくべきポイントだと思っています。機材面での技術的なトラブルについては笑屋さんにお任せするほかありませんが、トラブルや不具合が起きたときの運用面での対処法、カバーの仕方については同窓会側と笑屋さんで協力して事前に想定し、詰めておくことが大切だと思いました。

 

オンラインの知見・ノウハウを引き継ぎ、リアルへと戻していく

 ーー来期以降の展望について聞かせてください。

今回の総会は概ね好評で、多くの同窓生に満足いただくことができたと自負しています。ただその一方で、「やはりリアルで集まりたい」という声が圧倒的に大きいのも事実です。

コロナ禍の状況を見ながら数年間をかけてリアルへと戻していくなかで、距離の壁を取り払うことができるといった、オンラインならではのメリットをいかに活かすかという視点がますます重要になってくるはずです。

今後、当番幹事を担われる方には、オンライン開催の知見やノウハウを引き継ぎながら、同窓生の立場に立って改善を進めていただきたいと思っています。

 

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