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【初心者向け】DX成功の秘訣! 大学・校友会の事例を解説

 

デジタル技術の活用による組織や経営、ビジネスモデルの変革、すなわち「デジタル・トランスフォーメーション(DX)」に注目が集まっています。

デジタル技術といいますと、ITやインターネットの世界の話であり、自分とは関係がないと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、決してそんなことはありません。

デジタル化の波は、非IT企業・非インターネット企業を含めた、あらゆる組織を呑み込みつつあります。いまやデジタルと無縁の組織など存在しないといっても過言ではないでしょう。
大学、そして同窓会組織も、その例外ではありません。

この記事では、大学・同窓会組織のDXの取り組みの一例として「情報発信のデジタル化」を取り上げ、その先進的な取り組みについてご紹介した上で、今後の展望や課題について考えてみたいと思います。

 

 

大学・同窓会組織のデジタル化は進んでいるのか

大学・同窓会組織のDXはどこまで進んでいるのでしょうか。まずはデジタル化の現状について考えてみましょう。

正直な話、これらの組織ではデジタル化への対応が進んでいるとはいえません。新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けて、遠隔授業など教育のデジタル化はたしかに進みましたが、大学、同窓会組織の管理・運営のデジタル化は遅れをとっているといわざるを得ないでしょう。

例えば、情報を発信する際、会報誌やチラシといったアナログな方法に頼っていたり、卒業生の住所やメールアドレスなど、連絡先のデータベースの作成、管理に頭を悩ませたりしている大学、同窓会組織は少なくありません。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けてオンライン化を進める組織が徐々に増えつつあるとはいえ、DXどころか、基本的なITの活用すら十分に進んでいないのが現状です。

その結果、会報誌の発送に数百万円単位の多大な費用をかけていたり、卒業生の住所の変更を反映できず、宛先不明のダイレクトメールを送り続けてしまったりと、労力や費用のムダが発生してしまっているのです。

 

もっとも、こうした状況を必ずしも悲観的に捉える必要はないと思います。現時点でデジタル化に遅れをとっているということは、改善の余地が大きく残されていることを意味するからです。

DXを積極果敢に推進し、アナログ管理によって生じているムダを解消するとともに、仕事の仕組みを変革できれば、大学や同窓会組織の業務プロセスの効率性向上が期待できます。
また、データを活用した新たな事業を立ち上げる可能性も広がるでしょう。

 

「オンライン化」「ペーパーレス化」の事例を紹介


最近、とある大学・同窓会組織の職員の方から次のような話を聞きました。

「私たちの大学ではDXを推進したいと考えています。具体的には『キャッシュレス』と『ペーパーレス』に注力していく予定です。
今後は学生証の有効活用、学生からの問い合わせに対する回答の自動化、学内発行印刷物の電子書籍化によるペーパーレスの取り組みを進めていく方針です」

「目下、DXによる校友会の大改革を推進しています。全国支部総会の情報も、リニューアルしたWEBサイトやSNSを活用して発信していきたいと考えている」

これらの話からもわかるように、今日の大学・同窓会組織は、業務やサービスのオンライン化、ペーパーレス化を課題として捉えているといっていいでしょう。

大学によっては、募集要項のデータ化およびウェブサイトでの公開、手続き書類の一部オンライン化(紙ベースの書類との併用)、面接試験や合格発表のオンライン化など、入試関連業務を中心にデジタル化を進めているケースもありますし、新型コロナウイルスの感染拡大の影響を受けて、こうした傾向は加速しつつあるように思います。

デジタル技術の活用によるオンラインでの情報発信の仕組みの確立、ペーパーレス化に向けた取り組みはこれからが本番といって間違いありません。

以下では、「アプリの制作・運営」や「オンラインコミュニティの立ち上げ」といった取り組みをご紹介することで、大学や同窓会組織の情報発信におけるデジタル化の可能性について探ってみたいと思います。

 

アプリ制作・運営

学校法人金城学院

名古屋市内で金城学院大学や金城学院中学・高校を運営している学校法人金城学院は、2021年4月、金城学院メールマガジンを終了し、金城学院公式アプリをスタートさせました。

同アプリは金城学院大学の学生のみならず、中学・高校を含めた卒業生も登録・利用することができ、卒業生として登録すると、既卒者の就職支援やキャリア・育児についての相談、市民向け公開講座、同窓会の情報等にアクセスできます。

また、金城学院オリジナルグッズの新作情報やメールマガジンで配布していたコラムも配信しています。

筑波大学

筑波大学は2023年の開学50周年に向けた取り組みの一環として、公式アプリ「TSUKUBA FUTURESHIP」を開発し、運用しています。

在学生だけでなく卒業生や大学関係者に向けて、“いまの筑波大学”を発信するアプリで、登録者は最新の研究情報やスポーツ・芸術情報、講義など、大学に関する幅広い情報を通知で受け取ることができます。

また、大学への寄付をアプリ上で行う機能も実装されているのが特徴です。

法政大学校友会

同窓会組織がアプリを制作・運営しているケースもあります。一般社団法人法政大学校友会は、その一例です。

法政大学校友会は2021年4月、校友会公式アプリの運用をスタート。イベント情報や法政大学の最新ニュースのほか、さまざまな分野で活躍中の卒業生の特集ページやインタビューページを配信。
また、法政大学の卒業生や関係者が経営している店舗を掲載しており、校友は会員証を提示することで、お得な特典を受けられる仕組みも構築しています。

さらに、卒業生カードの電子化に向けた取り組みも進行中で、2021年7〜8月には実装される見込みです。

 

これら3つの事例からもわかるように、アプリに実装する機能や、配信する情報の内容については、各大学や同窓会組織によってさまざまですが、アプリは大学や同窓会組織が、卒業生との関係構築を継続的に行っていくためのプラットフォームとして機能しているといっていいでしょう。

近年では会報誌を冊子のみならず、デジタルブックで配信している大学・同窓会組織が少なくありませんが、デジタルブックをホームページのみならず、アプリと連携させることで、より多くの校友とのつながりを維持することができるでしょう。

ペーパーレス化を通したコスト削減のみならず、同窓会組織を活性化するきっかけにもなるはずです。

 

オンラインコミュニティの立ち上げ

アプリとは別に、卒業生を中心としたオンラインコミュニティを立ち上げて情報発信を行っている大学もあります。

東京工業大学は、卒業生・在学生と大学をつなぐコミュニティとして「東工大オンラインコミュニティ」を立ち上げています。

メールアドレスなどのプロフィールを登録すると、公開情報を検索して、ほかの会員と直接連絡を取り合ったり、情報を投稿したりすることができます。

また、コミュニティの会員には、大学からのメールマガジンのほか、ニュースやホームカミングデーや講演会・同期会などのイベント、最前線の研究に関する情報が提供されています。

 

オンライン上で気軽にやり取りをすることのできるコミュニティの存在は、卒業生や在学生の交流の活性化、ひいては大学への帰属意識の醸成につながります。

オンラインでの情報発信による郵送費の削減といった効果のみならず、大学の持続的な発展を考えるうえで非常に有効なツールとして捉えて然るべきでしょう。

 

デジタル化に向けた課題とは


上で述べたように、大学・同窓会組織における情報発信のデジタル化は、ペーパーレス化によるコスト削減のみならず、大学と卒業生とのつながりを維持するためのプラットフォームの確立、卒業生同士の交流の活性化、帰属意識の醸成を図るうえでも重要です

では、実際にデジタル化を進める際には、どのような課題をクリアする必要があるのでしょうか。
この記事のまとめを兼ねて、2つの課題を指摘しておきたいと思います。

 

個人情報の取り扱い

1つは卒業生や学生の個人情報の取り扱いです。

インターネット上での個人情報の漏洩リスクは、大学や同窓会組織におけるデジタル化がなかなか進まず、紙ベースの文化が残っていることの背景の1つとして挙げてよいでしょう。

セキュリティ対策やプライバシーガバナンスの確立に向けた取り組みを進めながら、デジタル化を推進することが大切です。

 

デジタル人材の育成

もう1つは、デジタル化をテコにして、組織の変革をリードできる人材の確保・育成です。

デジタル化の推進には外部の力を活用することも大切ですが、自らの所属する組織に必要なテクノロジーや、業務効率化のポイントを判断できる力をもった職員が欠かせません。

技術面での視野の広さはもとより、従来の仕事の仕方を変えようとすると、他メンバーの抵抗に遭うことが少なくありません。
こうした状況に直面しながらも、デジタル化の必要性に関する理解を促し、業務の革新を進めていくことのできる力、リーダーシップを兼ね備えた人材の確保や育成が求められているのです。

その意味で、デジタル化の推進は「人」の力にかかっていることを忘れてはならないと思います。

 

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